En una entrada pasada hablábamos de la importancia de la cobranza preventiva y sobre cómo podríamos gestionar aquellas facturas que aún no se encuentran en etapa de mora, con miras a educar a nuestros stakeholders en cuanto a pagos y a preservar la relación con nuestros clientes.
Sin embargo, hay veces que nuestros clientes pueden presentar retrasos en el pago y mal haríamos en pensar que el incumplimiento lo hacen con mala intención. Puede pasar que ellos también necesiten recuperar caja o que sencillamente tengan fijadas fechas de pago distintas. En todo caso, al ya presentarse mora es necesario ponerse las pilas y empezar con el seguimiento.
Cuando nuestras cuentas por cobrar entran en mora, debemos tomar decisiones inmediatamente para evitar que se deterioren y lograr recuperar el dinero, en la medida de lo posible, dentro del primer mes de retraso. Esta etapa se conoce como cobranza administrativa y se caracteriza por el incremento en la frecuencia del contacto con el deudor a medida que avanza el retraso del pago. Así mismo, es importante alternar los canales de contacto, no olvidemos que ya hay mora y ese tipo de deudas requieren gestión y seguimiento más especializado.
En este punto toda la gestión de cobro se realiza internamente por tu compañía y puede ser efectuada por el departamento financiero, el área comercial o por ti mismo(a). Se apelan a canales digitales para contactar al deudor ya que las llamadas y todo recurso humano, sale considerablemente más costoso en términos de operación, es por eso que reservamos este recurso para los casos más complejos que requieran una mayor atención.
Durante esta fase del proceso se incluyen todas las acciones de control, seguimiento y cobranza que existen entre la emisión de la factura, el recaudo del monto y el resumen de la operación y está compuesta por:
Es importante que tengas en cuenta que este proceso abarca la cartera corriente y la vencida, sin embargo en caso de presentarse moras, únicamente gestiona aquellas que se encuentran en etapa temprana. Cuando el retraso en el pago excede los días que hayas establecido en tu política de crédito (máximo hasta 90), ya no se emplean técnicas administrativas para recuperar el capital, sino pasamos a otra etapa conocida como cobranza prejurídica.
Hacemos tanto énfasis en el uso de canales digitales porque la llamadera puede diezmar las relaciones comerciales que has construído. Ojo, nadie dice que no sea importante el contacto telefónico, pero debemos saber utilizar este recurso para capitalizarlo de la mejor manera. Es mejor reservarlo para cuando la situación lo demande realmente, como en moras muy extensas o con clientes que interpretemos que “se están haciendo los de la vista gorda”.
Lo mejor que puedes hacer es contar con un aliado que automatice el envío de esas notificaciones, que te permita personalizarlas y sobre todo, con el que puedas llevar un estricto seguimiento de tus facturas. Por eso llámanos.
¿Cuándo empezamos?
Santiago Román García, Periodista. Gestor de contenido financiero