Que los negocios vendan más debería ser un tema de interés nacional, ese finalmente termina siendo el dinamismo económico del que todos, directa o indirectamente, nos vemos beneficiados y para que esto ocurra, es supremamente necesario darle toda la importancia del asunto a los procesos de cobranza en las organizaciones. Para muchos esto puede sonar a conflicto, a las llamadas de “págueme o le metemos abogado a la cosa”, pero lo cierto es que cobrar es el cierre del ciclo de venta de cualquier producto o servicio y ni siquiera es necesario esperar a la etapa de mora para efectuarlo.
Gracias a los procedimientos de cobranza las compañías perciben dinero correspondiente a deudas que sus clientes contraen con ellas. Si no son eficientes, el acreedor tendrá muchos dolores de cabeza con su flujo de caja y su liquidez, comprometiendo su capacidad de pago para cubrir los gastos tanto administrativos como operativos de su negocio.
Para poder efectuar una cobranza satisfactoria, debemos tener plenamente identificadas las cuatro etapas que componen este proceso y que te servirán para saber qué decisiones tomar en cada una:
Cobranza preventiva: Es toda actividad vinculada a la gestión de cobro que se realiza con clientes que sean propensos a incurrir en mora, ya sea por dificultades económicas o por un flujo de caja inestable. La cobranza preventiva se ejecuta a través de un monitoreo del journey de la factura iniciando por su emisión, desde ahí se emplean canales digitales como emails o mensajes de texto, para enviar recordatorios o notificaciones a los deudores con un tono muy cálido y amable porque el principal objetivo de esta fase es generar un hábito de pago en tus stakeholders.
Cobranza administrativa: Después de la etapa preventiva procedemos a una fase administrativa que congrega toda la gestión de control, seguimiento y cobranza que existe entre la emisión de la factura y el recaudo del dinero, dicho proceso se compone de:
Este procedimiento es válido tanto para las carteras corrientes como las vencidas. No obstante, para lograr abordar estas últimas con el mecanismo administrativo, la mora debe encontrarse en una etapa temprana, antes de haberse cumplido los 21 días, pues de otro modo hablaríamos de una cobranza prejurídica.
Cobranza prejurídica: Cuando el deudor ya ha excedido el primer mes de mora, los mensajes con tono amable se convierten en meros recuerdos, de forma que aumentaremos la frecuencia en el envío de notificaciones y buscaremos hacerle saber que las condiciones han cambiado, dado que la obligación ahora es más grande, debido a los intereses y los gastos de cobranza en los que incurre el acreedor buscando recuperar su dinero. Aún no empleamos tribunales, pero cómo dicen por ahí “búsqueme que me encuentra”.
Cobranza jurídica: Bueno 90 días de mora ya son suficientes, así que una vez cumplido este límite nos olvidamos de los mensajes y procedemos a demandar al deudor buscando que pague. Si la persona no cuenta con los recursos que le permitan liquidar la deuda, un juez puede ordenar el embargo o el remate de sus bienes cuyo valor sea equiparable al de la deuda. Obviamente a nadie le gusta llegar hasta este punto que no solo cuesta dinero sino también una inversión de tiempo y esfuerzo supremamente desgastante para ambas partes, sobre todo para el acreedor quién tendrá que pagar todos los gastos derivados de la cobranza jurídica como el abogado.
Como ves la cobranza es una fase natural de cualquier proceso comercial y es un error querer satanizarla tildándola de agresiva, cuando todo negocio depende de ella. Así que nada de nervios, vinimos a cobrar y a potenciar tu negocio. ¡Vamos a darle!
Santiago Román García, Periodista. Gestor de contenido financiero